Le facility management regroupe dans une entreprise tous les services associés à la bonne gestion des bâtiments et de l'environnement de travail.
Ces services parfois externalisés auprès d'entreprises spécialisées occupent une fonction importante dans l'entreprise en contribuant d'une part à diminuer les coûts de structure mais aussi à augmenter le bien être des collaborateurs sur leur(s) lieu(x) de travail.
Comme tout service performant, il mérite d'être bien outillé pour maximiser l’efficacité des équipes. Explications :
Le facility management : qu’est-ce que c’est ?
Le facility management, désigné également par "services généraux" ou "environnement de travail", est chargé d'entretenir les bâtiments et les équipements d'une entreprise. Il permet de gérer les aspects techniques du parc immobilier en relation avec les prestataires multi-techniques.
Cette prestation englobe également la gestion administrative de certains contrats, des bâtiments (mise en œuvre des travaux, entretien des lieux, performances énergétiques, etc.), des espaces, de la maintenance, des services, etc.
Les solutions logiciels
Les structures ont aujourd’hui besoin de se reposer sur des professionnels dotés de logiciels performants capables de répondre avec diligence aux demandes de services et aux signalements d'anomalies des collaborateurs. Certains éditeurs proposent des solutions intégrées IWMS (Integrated Workplace Management System) qui regroupent dans un seul logiciel la plupart des fonctionnalités nécessaires.
Une autre approche consiste à se rapprocher des acteurs de la PropTech qui vont proposer des solutions innovantes et spécialisées couvrant une fonction bien particulière (ticketing, gestion des plans, réservation de salle, gestion du flexoffice, gestion du télétravail, …)
Les solutions proposées par ces startups sont simples à mettre en œuvre et à utiliser. Elles vont rapidement permettre aux équipes d’optimiser la gestion, les coûts et les ressources allouées aux services et ainsi augmenter la satisfaction des utilisateurs.
Pour encore plus d’efficacité, les logiciels peuvent être intégrés à d’autres systèmes : annuaire d'entreprise, logiciels ERP, solutions GIS, logiciels CAD, etc. En bref, les logiciels de facility management assistent les facility managers en leur diffusant des informations et des analyses de qualité, leur permettant de prendre les bonnes décisions pour mieux instaurer des mesures correctives lorsque cela est nécessaire.
Les avantages des solution de facility management
Travailler avec des logiciels de facility management est un excellent moyen de piloter son activité plus efficacement. Le logiciel permet à l’entreprise de mieux maîtriser les coûts et d’avoir un regard complet et factuel sur la pertinence des services proposés. L’objectif final étant d’apporter un service complet pour la gestion de l’ensemble du parc immobilier et de ses occupants.
Optimiser la gestion des équipements et des services
Les solutions de facility management permettent d’identifier les stratégies d’externalisation à adopter selon les données spécifiques des bâtiments, des utilisateurs et des processus métier.
Ainsi, l’outil simplifie le suivi des contrats, des prestations, de la qualité et des budgets. Il permet de piloter la gestion des services d’exploitations et de maintenance, la gestion technique du bâtiment, les demandes d’intervention, les services aux occupants, la gestion des installations ou encore les services énergétiques.
En bref, cette solution offre une meilleure gestion du bâtiment tout au long de son existence. Ce dernier sera alors mieux entretenu, mais également mieux valorisé.
Mieux rationaliser les coûts d’exploitation
Autre avantage, certains logiciels de facility management permettent de mieux gérer les coûts d’exploitation. Ils sont connectée aux systèmes financiers de l’entreprise, ce qui évite la saisie manuelle des chiffres et garantit la cohérence des données. Transparence et affectation correcte des coûts sont ainsi les maîtres mots.
D'autres logiciels de facility management permettent de visualiser dans des tableaux de bord l’ensemble des coûts relatifs à un bâtiment. Dès lors, les gestionnaires peuvent avoir connaissance des coûts par mètre carré, par poste de travail, voire par utilisateur. Tous ces rapports leur permettent d’identifier le potentiel économique du parc immobilier, de noter les grandes tendances ou encore les éventuelles anomalies.
Finalement, d’un point de vue économique, le logiciel garantit aux entreprises une meilleure affectation des ressources et une diminution des coûts de fonctionnement.
Améliorer la satisfaction client
Le logiciel de facility management offre souvent la possibilité aux utilisateurs d’évaluer les prestations des services proposées. Cette solution est un service orienté client. Le logiciel propose ainsi des outils qui permettent de valider la façon dont est perçue la qualité des prestations et des services. Cette fonctionnalité est notamment possible grâce à des enquêtes automatisées et des formulaires de retour d’expérience. Les retours aident grandement les professionnels à améliorer constamment leurs prestations de service et ainsi à augmenter la satisfaction des clients.
Optimiser la gestion des bâtiments
Le logiciel de facility management permet d’apporter un service complet dans la gestion de tout le parc immobilier. Cela permet d’avoir des bâtiments bien mieux entretenus et créateurs de valeur.
Prendre soin des installations des bâtiments pendant toute leur existence est primordial pour prolonger leur durée de vie. Que ce soit l’énergie, l’eau, le chauffage ou encore la ventilation, le facility management représente une solution globale parfaite pour gérer la maintenance des biens du parc immobilier.
Notez par ailleurs que le confort des occupants qui évoluent dans des locaux agréables et sécurisés est vecteur de croissance et de pérennité de la société.
Développer l'offre servicielle
Les logiciels de facility management permettent également de répondre aux collaborateurs à leurs besoins croissants de services. Ainsi, le développement de ces services va avoir un impact positif sur le sentiment d'appartenance et le bien être au travail.
Les solutions digitales permettent la mise en place de nouveaux services personnalisés en fonction des occupants, de leurs fonctions, des sites qu'ils occupent et de la nature des locaux.
Un outil indispensable pour valoriser le parc immobilier
Les solutions de facility management permettent de gérer et de réaliser simplement le suivi des biens immobiliers. Les gestionnaires peuvent contrôler de façon entièrement optimisée l’ensemble des interventions à prévoir sur les différents biens du parc immobilier. La Gestion des équipements, la sécurisation des installations, les travaux et les entretiens courants sont également facilités.
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