Un outil de ticketing est un logiciel de gestion des incidents, demandes ou anomalies.
Généralement accessible en ligne, son principe consiste à enregistrer la demande ou le signalement d’un utilisateur (création d’un ticket), puis, pour les personnes concernées, de mettre à jour l'avancement de sa résolution, et ce jusqu'à sa clôture.
De nombreuses industries et services supports, en particulier les services informatiques, utilisent depuis longtemps ce type d’outil, mais qu’en est-il de l’industrie immobilière ?
Que vous soyez gestionnaire immobilier, facility manager, property manager ou office manager, découvrez les 10 avantages que vous pouvez vous-aussi retirer d’un outil de ticketing pour gérer les demandes de vos locataires, copropriétaires ou occupants.
Raison n°1 : il aide à rester organisé
Qui n’a jamais était stressé, découragé ou tenté par la procrastination devant l’accumulation des demandes et des problèmes à résoudre ? Sans système de suivi, vous n’avez aucune maîtrise. Combien de demandes ? Par qui ? Pour quand ? Quel immeuble ? Vous ne maîtrisez pas les délais de résolution et vous risquez de créer du mécontentement ou de la frustration chez vos résidents alors que vous faites votre possible.
Un outil de ticketing vous permet de collecter, prioriser et suivre les tickets. Il vous aide à rester organisé. Il augmente votre productivité, réduit les délais de résolution, valorise le travail de l’équipe et augmente la satisfaction de vos résidents.
Raison n°2 : il permet de hiérarchiser les demandes
Chaque résident a une demande urgente et importante à traiter. Chaque demande mérite une attention particulière mais vous qui en recevez beaucoup, vous ne pouvez tout gérer en même temps. Il est nécessaire de pouvoir prioriser celles qui nécessitent une attention particulière.
Un outil de ticketing a les fonctions pour hiérarchiser correctement les demandes.
Raison n°3 : il facilite la communication
Les problèmes sont souvent résolus par des techniciens ou des prestataires qui ne sont pas en contact direct avec le résident. De plus, il est important de tenir le client informé de l’avancée de sa demande sous peine de subir de multiples relances.
Un outil de ticketing facilite la communication en centralisant les échanges entre toutes les parties prenantes. Il les informe de l’avancement à l’aide de notifications email ou sms.
Raison n°4 : il résout les problèmes, il ne les crée pas !
Certaines organisations sont réticentes car elles craignent que la mise en place d’un tel système multiplie les problèmes. Au contraire, le système de ticketing ne crée pas le problème mais permet de l’identifier avant qu’il ne prenne d’autres dimensions et ne s’aggrave.
Un outil de ticketing est simple à utiliser, souvent sur smartphone, pour que les signalements soient facilités et les problèmes détectés au plus vite.
Raison n°5 : il augmente la productivité
Le logiciel de ticketing permet d’être organisé dans le suivi des demandes et chaque demande nécessite moins d’effort pour être traitée. Le temps gagné à s’occuper des problèmes peut être consacré à des tâches à plus forte valeur ajoutée et aux besoins des immeubles et des résidents. Un problème récurrent identifié pourra donner lieu à un traitement préventif et curatif pour éviter sa réapparition.
Un outil de ticketing contribue à une résolution rapide et efficace des problèmes et évite leur réapparition. Le retour sur investissement est rapide.
Raison n°6 : il automatise les échanges
Le niveau d’exigence des utilisateurs et clients augmente sans cesse. Chacun s’attend désormais à une réponse rapide à ses demandes, ne serait-ce que pour s’assurer de leur bonne prise en compte.
Un outil de ticketing permet au résident d’être informé rapidement et sans effort de toutes les actions consécutives à sa demande en automatisant des notifications à chaque changement de statut.
Raison n°7 : il historise les échanges
Sans système, il est compliqué de reconstruire le fil chronologique des échanges et des événements. Plus le temps passe, plus cette reconstitution est difficile.
Le logiciel de ticketing trace et horodate les événements, puis les historise de sorte qu’à tout moment il est simple de revenir sur une demande ancienne. Cette historisation permet d’identifier les problèmes récurrents, de retrouver comment résoudre un problème répertorié, et surtout de se souvenir de ses échanges avec ses résidents.
Raison n°8 : il permet de déléguer la résolution et suivre l'intervention
Bien souvent, ce n’est pas la personne en charge du contact client qui pourra traiter la demande ou le problème car elle doit faire appel à des expertises internes ou externes.
Le logiciel de ticketing permet de déléguer la résolution de la demande en fonction du domaine d’expertise sans perdre la supervision des interventions réalisées par le technicien ou le prestataire.
Raison n°9 : il produit votre reporting d’activité
Dans le cadre de votre activité, vous devez régulièrement rendre des comptes à votre hiérarchie ainsi qu’à vos clients de vos engagements de qualité de service.
L'outil de ticketing collecte, trace et horodate les actions et les échanges. Il permet de produire le reporting qualitatif et quantitatif de votre activité. Vous pouvez vous engager sur des délais de prise en compte et de résolution des demandes et prouver l’atteinte des engagements.
Raison n°10 : il permet un travail collaboratif
Le système de ticketing permet un haut niveau de collaboration au sein de votre organisation. Plusieurs membres de l'équipe peuvent travailler de manière transparente à la résolution d'un même problème.
De plus, le partage d’information évite les ruptures de service en cas d’absence d’un membre de l’équipe.
Notre offre
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