La bonne maintenance des équipements de l’immeuble fait partie intégrante des missions du gestionnaire immobilier qu’il soit property manager, facility manager, collaborateur de la direction immobilière ou de la direction de l’environnement de travail.
Mais quels sont les outils à disposition pour gérer cette maintenance ? Doit-il se doter d’une GMAO, si oui de quel type ?
Définition d'une GMAO
Selon la norme européenne (NF EN 13306) la maintenance est définie par :
« l’ensemble de toutes les actions techniques, administratives et de management durant le cycle de vie d'un bien, destinées à le maintenir ou à le rétablir dans un état dans lequel il peut accomplir la fonction requise. »
La maintenance se décline en deux types d’actions : correctives et préventives :
La maintenance corrective consiste à intervenir sur un bien ou un équipement après signalement d’un incident ou d’un dysfonctionnement pour rétablir le bon fonctionnement.
La maintenance préventive consiste à intervenir régulièrement sur un équipement pour en assurer l’entretien, satisfaire les obligations de sécurité, éviter les pannes et augmenter sa durée de vie.
Une GMAO « Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur » est donc un logiciel destiné à gérer toutes ces actions de maintenance sur les biens et équipements.
Qu'en est-il de l'immobilier ?
En immobilier de nombreux équipements sont concernés par des actions de maintenance qui font intervenir différents corps d’états :
ascenseur et monte-charge,
chauffage/climatisation,
production et distribution d’eau chaude,
portail, portillon, barrière,
contrôle d’accès,
sécurité incendie,
…
Elle est confiée à des prestataires dans le cadre de contrats de maintenance.
Ils utilisent leurs propres logiciels de GMAO, des logiciels complets avec les fonctionnalités suivantes :
la gestion du patrimoine et des équipements,
la gestion des contrats associés aux équipements,
la gestion des équipes techniques,
la gestion des interventions (validation, planification, rapport, clôture),
la gestion de la facturation,
la gestion des stocks de pièces détachées,
l’élaboration de tableaux de bords.
Bien souvent le logiciel permet également d’analyser les incidents répétés pour identifier les problèmes à corriger avant que survienne une panne, c’est la maintenance pro-active.
Les prestataires de maintenance diffèrent selon qu’il s’agisse d’un gros site tertiaire, d’un site tertiaire de taille modeste ou d’un logement.
1) Gros sites tertiaires
Sur ces sites, ce sont souvent des prestataires multi techniques qui obtiennent la maintenance des équipements après avoir gagné un appel d’offre. Dans le cadre de leur contrat, ils intègrent le référentiel des équipements de leur client dans leur GMAO.
Les clients, qu’ils soient property manager, facility manager, collaborateurs de la direction immobilière ou de la direction de l’environnement de travail, ont parfois un accès au référentiel et au suivi des actions de maintenance via un portail client. Ils doivent veiller lors du changement de prestataire à ce que la reprise du référentiel équipements soit intégrée dans le contrat du nouveau prestataire et qu’ils en gardent un accès.
2) Petits sites tertiaires et résidentiels
Sur ces sites, c’est une multitude de prestataires qui assurent la maintenance des équipements. Ainsi, pour les syndics professionnels, il n’est pas rare d’avoir des prestataires différents pour un même type d’équipement selon les immeubles. Le syndic a d’ailleurs obligation de tenir à jour un carnet d’entretien par immeuble qui, entre autres, référence les contrats d'entretiens et de maintenances des équipements communs.
Dans ce cas les gestionnaires n’ont pas d’accès centralisés aux référentiels des équipements des sites gérés.
Les contrats sont bien identifiés comptablement, mais pas nécessairement les équipements et les actions de maintenance associés.
Mais alors quels besoins pour l'immobilier ?
Nous avons vu que ce sont les prestataires qui assurent les maintenances avec leurs propres outils, des logiciels de GMAO évolués avec toutes les fonctionnalités requises.
Quel est donc l’intérêt pour le gestionnaire d’avoir son propre outil de GMAO alors que ce n’est pas lui qui fait la maintenance ?
Il a des besoins mais ils sont différents. Inutile en effet de gérer le stock de pièces détachées ni de tenir l’agenda d’intervention des techniciens. Mais si certaines directions immobilières ont une GMAO « miroir » à celle de leurs prestataires, c’est qu’elles souhaitent répondre aux problématiques suivantes :
1) Centraliser et partager l’information
Centraliser l’information sur les équipements et leurs contrats de maintenance à un seul endroit. Quelle est la liste des équipements ? sur quels sites sont-ils ? Ou sont les rapports d’interventions ? Comment retrouver et partager rapidement ces informations au sein de l’entreprise, avec les clients, avec les prestataires ?
2) Piloter
Quand les prochaines opérations de maintenance auront-elle lieu ? A quelle fréquence ont-elles lieu ? L’objectif est de détenir la bonne information pour mieux anticiper, en particulier l’accueil du technicien de maintenance.
3) Tracer
Les actions de maintenances ont-elles bien été réalisées et par qui ?
4) Être conforme avec la réglementation
Indépendamment des prestataires qui en ont la charge, le propriétaire (ou son représentant) doivent s’assurer de la bonne réalisation des opérations de maintenance pour augmenter la durée de vie des équipements, satisfaire les occupants et respecter les obligations légales de sécurité.
5) Faire le lien avec les incidents
Un lien entre l’outil de ticketing interne et les équipements permet d’être rapidement alerté sur les problèmes récurrents et d’identifier les actions préventives et curatives à mettre en œuvre pour compléter l’action corrective.
Les besoins des gestionnaires vus au-dessus sont bien entendus couvert par les logiciels de GMAO du marché pour lesquels ils n’auront pas à souscrire tous les modules comme le planning des technicien ou le module de facturation. Ils peuvent aussi s’intéresser aux nouveaux outils digitaux, peut-être moins complets fonctionnellement mais plus simples à installer et à utiliser.