Comment améliorer l'efficacité opérationnelle avec des solutions SaaS et un logiciel de ticketing ?

Face à l'accélération des flux, à la complexification des organisations et aux exigences croissantes des collaborateurs, les services généraux jouent un rôle central dans la performance opérationnelle des entreprises.

Mais pour répondre à ces enjeux, ils doivent sortir des outils obsolètes (tableurs, boîtes mails) et s'appuyer sur des solutions SaaS performantes, à commencer par un logiciel de ticketing.

1. L’efficacité opérationnelle, un enjeu central pour les services généraux

L'efficacité opérationnelle consiste à :

• Délivrer un service fiable et rapide

• Mobiliser les ressources adéquates au bon moment

• Réduire les coûts d’exploitation

• Optimiser les processus transverses

• Gérer les imprévus avec agilité

Pour les services généraux, cela signifie :

• Répondre vite aux demandes (maintenance, aménagement, sécurité...)

• Suivre les interventions en temps réel

• Évaluer les prestataires

• Améliorer l’expérience collaborateur

Or, sans outil structurant, atteindre ces objectifs est très difficile.

2. Les limites des processus traditionnels

Encore aujourd’hui, de nombreuses équipes terrain s’appuient sur :

• Des e-mails non tracés

• Des appels téléphoniques sans suivi

• Des fichiers Excel sans historisation

• Des demandes transmises à la volée

Résultats :

• Une perte de temps considérable

• Des tickets oubliés ou en doublon

• Aucune vision sur les délais ou les coûts

• Une insatisfaction croissante des collaborateurs

Un logiciel de ticketing SaaS comme Followme offre une réponse immédiate à ces limites.

3. Ticketing et SaaS : les piliers d’une gestion moderne

Un logiciel de ticketing SaaS permet de :

Centraliser toutes les demandes

Qu’il s’agisse de maintenance, d’aménagement, d’hygiène, ou de services IT, toutes les demandes sont saisies sur un portail unique et unifié.

Structurer les processus

Chaque demande est transformée en ticket, automatiquement routé vers le bon service, avec un niveau de priorité et un suivi précis.

Automatiser les flux

• Affectation automatique

• Notifications et relances

• Escalades selon des règles de SLA

• Clôture validée par le demandeur

Gagner du tempsLes équipes opérationnelles et les prestataires interviennent plus rapidement, avec toutes les infos nécessaires à portée de main.

Offrir une expérience fluide aux collaborateursMoins d'attente, plus de clarté, et un vrai suivi. Résultat : satisfaction en hausse.

4. Cas d’usage : comment un logiciel de ticketing améliore la performance

Exemple 1 – Suivi des incidents techniques

Un collaborateur signale via l’application mobile une panne de climatisation. En 2 clics, le ticket est :

• Classé (catégorie : climatisation)

• Priorisé (niveau : élevé)

• Affecté au prestataire en charge

• Suivi en temps réel jusqu’à la résolution

Le tout avec un historique disponible et des KPIs mesurables.

Exemple 2 – Pilotage multisite

Dans une entreprise présente sur 12 sites, chaque demande génère un ticket géolocalisé, visible par le gestionnaire concerné. Le reporting permet :

• D’identifier les zones les plus sollicitées

• De repérer les dysfonctionnements récurrents

• D’adapter les budgets selon les besoins réels

Résultat : une meilleure répartition des ressources.

5. Le reporting comme moteur d'amélioration continue

Un ticketing SaaS ne se contente pas de traiter des demandes. Il génère de la donnée utile à la prise de décision.

Suivez vos indicateurs :

• Nombre de tickets par typologie

• Délai moyen de résolution

• Prestataires les plus efficaces

• Répartition des demandes par site ou bâtiment

• Évolution des incidents dans le temps

Grâce à des tableaux de bord dynamiques, vous pilotez vos services en continu :

• Priorisation des budgets

• Renégociation des contrats

• Mise en place de maintenance préventive

• Amélioration de la satisfaction des occupants

  
  

L’efficacité devient mesurable et actionnable.

6. Pourquoi choisir Followme pour vos services généraux ?

Followme est une solution 100 % SaaS, pensée pour les environnements :

• Complexes

• Multisites

• Multi-prestataires

• Multi-services (technique, sécurité, logistique, accueil...)

Avec Followme, vous bénéficiez :

• D’un portail unique pour toutes les demandes

• D’une interface intuitive pour tous les profils

• D’une automatisation avancée (workflows, règles métiers)

• D’un reporting personnalisable

• D’une intégration API avec vos autres outils (BMS, SIRH…)

  
  

Résultat : une meilleure coordination, une productivité accrue et des coûts maîtrisés.

Conclusion : Le ticketing SaaS, levier clé de l’efficacité opérationnelle

La transformation digitale passe aussi par les services généraux.Avec un logiciel de ticketing SaaS comme Followme, vous passez :

• D’une gestion artisanale à un pilotage centralisé

• D’un suivi approximatif à une performance mesurable

• D’un traitement réactif à une stratégie proactive

Envie de booster l’efficacité de vos équipes terrain ?

Demandez une démo gratuite de Followme