Comment les services généraux peuvent-ils intégrer la digitalisation?
- Anne-Sophie DJEDAIED
- il y a 6 heures
- 3 min de lecture
Dans une entreprise moderne, les services généraux sont bien plus que des fonctions de support.
Ils assurent la fluidité des opérations, la qualité de l’environnement de travail, et la continuité des services pour les collaborateurs.
Mais pour rester performants, ces services doivent eux aussi embrasser la digitalisation, notamment via des solutions comme le ticketing immobilier.
C’est une transformation nécessaire pour gagner en traçabilité, en efficacité et en réactivité.
1. Les services généraux au cœur du bon fonctionnement de l’entreprise
Qu’il s’agisse de la gestion des bâtiments, de la sécurité, de la logistique interne, de la maintenance ou de la propreté, les services généraux jouent un rôle crucial.
Ils assurent que tout fonctionne. Ils garantissent un environnement propre et sain.
Ils facilitent les déménagements internes, la gestion des livraisons, des stocks, etc.
Ils coordonnent les interventions techniques.
Et surtout, ils contribuent directement à l’expérience collaborateur.
Malgré leur rôle fondamental, ils restent souvent soumis à des outils obsolètes : demandes par mail, tableaux Excel, relances manuelles… Il est temps de digitaliser.
2. Pourquoi la digitalisation des processus est devenue incontournable?
La digitalisation des processus permet de transformer ces services essentiels en leviers de performance.Avec un système numérique structuré, on passe :
D’une gestion réactive à une gestion proactive
D’un manque de visibilité à un suivi en temps réel
D’une frustration des utilisateurs à une satisfaction mesurée
Les bénéfices :
Automatisation des flux de demandes
Suivi des interventions en temps réel
Affectation automatique aux bons interlocuteurs
Historique des incidents
Données exploitables pour l’amélioration continue
3. Le ticketing immobilier : un levier stratégique pour les services généraux
Un logiciel de ticketing immobilier centralise toutes les demandes liées à l’environnement de travail. Il permet aux collaborateurs de :
Signaler un incident (panne, fuite, mobilier cassé)
Réserver un espace ou un service
Demander une intervention (nettoyage, accès, déménagement…)
De leur côté, les équipes des services généraux :
Reçoivent des tickets catégorisés
Priorisent selon des règles automatiques
Planifient les interventions
Suivent les délais et niveaux de service
Mesurent la satisfaction à travers des enquêtes post-traitement
Résultat : des services fluides, visibles, et une traçabilité complète.
4. Exemples concrets d’amélioration des processus via le ticketing
Voici quelques cas concrets où le ticketing immobilier change la donne :
Signalement technique
Un collaborateur signale un néon défectueux via un QR code apposé dans la salle.
L’équipe technique reçoit automatiquement le ticket, intervient sous 24h, et le collaborateur est notifié à chaque étape.
Suivi du nettoyage
Un service signale une anomalie sur une zone de nettoyage.
Le ticket est envoyé au prestataire concerné avec photos. L’intervention est tracée, validée, et évaluée.
Gestion des accès temporaires
Un invité doit accéder à un étage sécurisé.
Une demande d'accès est créée, validée automatiquement selon des règles définies, et intégrée au contrôle d'accès.
Organisation d’un déménagement
Une équipe change de plateau.
Les demandes sont regroupées via un ticket global, suivies étape par étape : mobilier, IT, badge, etc.
5. Bonnes pratiques pour intégrer efficacement un logiciel de ticketing
Voici les étapes clés pour une digitalisation réussie :
1. Cartographier les processus existants
Identifiez toutes les demandes reçues par les services généraux, leur fréquence, leur mode de traitement.
2. Impliquer les utilisateurs finaux
Organisez des ateliers avec les collaborateurs pour comprendre leurs attentes et points de friction.
3. Former les équipes
Le succès repose sur l’adoption. Accompagnez les utilisateurs dans la prise en main du portail.
4. Intégrer les outils métiers
Connectez le ticketing aux autres systèmes : SIRH, GTB, BMS, sécurité, maintenance préventive, etc.
5. Mesurer et ajuster
Suivez les indicateurs : temps moyen de traitement, taux de satisfaction, pics de demandes…
Conclusion : moderniser les services généraux, un enjeu stratégique
Les services généraux sont souvent perçus comme une fonction de l’ombre.Mais avec les bons outils, ils deviennent un acteur central de la transformation de l’environnement de travail.
Le ticketing immobilier, intégré dans une logique de digitalisation des processus, permet de
:
Gagner du temps
Réduire les erreurs
Améliorer la satisfaction
Piloter la performance
Justifier les budgets et investissements
Et surtout : de proposer une expérience fluide aux collaborateurs, dans un cadre de travail plus réactif et agréable.
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