Quelles sont les 5 étapes clés pour automatiser la maintenance et améliorer la productivité grâce au ticketing ?

La maintenance immobilière est souvent perçue comme un centre de coût, alors qu’elle peut devenir un puissant levier de productivité et d’efficacité opérationnelle.

Encore trop souvent gérée de manière artisanale, via des emails, des appels ou des tableaux Excel, elle souffre d’un manque de traçabilité, de suivi et de pilotage.

La bonne nouvelle ? Grâce à un logiciel de ticketing moderne et en mode SaaS, comme Followme, vous pouvez transformer vos interventions en processus structurés, automatisés et mesurables.

1. État des lieux : les limites de la maintenance traditionnelle

Sans digitalisation, la maintenance fonctionne encore trop souvent ainsi :

• Un collaborateur appelle ou envoie un email

• Le responsable FM note la demande dans un fichier

• Il appelle un prestataire ou un technicien

• Il relance manuellement si rien ne se passe

• Et au final... aucune trace ni analyse possible

  
  

Résultat :

• Une gestion à l’aveugle

• Des pertes de temps

• Des oublis fréquents

• Une absence totale de reporting

• Et une expérience collaborateur dégradée

2. Étape 1 : Centraliser les demandes de maintenance via le ticketing

Le premier levier d’automatisation, c’est la centralisation.Un système de ticketing permet de capter toutes les demandes en un seul point d’entrée :

• via un portail web ou mobile

• via un QR code apposé dans les bâtiments

• ou même intégré à vos outils internes (Teams, Intranet...)

Chaque collaborateur peut :

• Créer un ticket en quelques clics

• Décrire le problème (photo, localisation, commentaire)

• Suivre l’évolution de sa demande en temps réel

Objectif : zéro mail, zéro perte d’information, 100 % traçable

3. Étape 2 : Catégoriser et prioriser automatiquement les tickets

Une fois la demande reçue, elle est automatiquement :

• Classée selon sa nature (technique, nettoyage, mobilier, sécurité, etc.)

• Priorisée selon l’urgence (incident bloquant, intervention préventive, etc.)

• Routée vers la bonne équipe ou prestataire selon des règles prédéfinies

Grâce à l’automatisation, vous évitez :

• les erreurs d’aiguillage

• les tickets oubliés

• les réponses hors délai

Le ticketing devient ainsi un outil intelligent, qui trie, affecte et lance les bonnes actions sans intervention manuelle.

4. Étape 3 : Planifier les interventions et assigner les bons intervenants

Une fois le ticket assigné, le système peut :

• Vérifier la disponibilité des intervenants internes

• Identifier les prestataires externes compétents

• Respecter les SLA (engagements de délai)

• Générer une fiche d’intervention claire et standardisée

L’intervention peut être planifiée automatiquement, avec :

• Notification au collaborateur

• Notification au technicien

• Notification au gestionnaire si une validation est requise

Le tout dans un workflow fluide et documenté.

5. Étape 4 : Suivre en temps réel les actions et les délais

Chaque acteur visualise en temps réel :

• les tickets qui lui sont attribués

• les délais impartis

• les statuts (nouveau, en cours, en attente, résolu, clôturé)

• les pièces jointes ou commentaires

Les managers disposent d’un tableau de bord pour :

• Évaluer la performance des équipes

• Identifier les tickets en souffrance

• Suivre les SLA et niveaux de service

Tout est horodaté, traçable, et accessible depuis un espace unique.

6. Étape 5 : Exploiter les données pour anticiper et optimiser

Avec tous les tickets enregistrés, vous disposez d’une mine de données :

• Nombre d’incidents par bâtiment ou étage

• Typologie des pannes les plus fréquentes

• Délai moyen de traitement

• Équipes ou prestataires les plus performants

• Évolution des coûts d’intervention

Vous passez ainsi de la maintenance curative à la maintenance prédictive.

Vous pouvez :

• Anticiper les défaillances

• Planifier des campagnes de maintenance préventive

• Réallouer vos ressources selon les pics d’activité

• Optimiser les contrats de sous-traitance

Pourquoi choisir Followme pour automatiser votre maintenance immobilière ?

Followme est une solution SaaS de ticketing pensée pour les entreprises, les sites complexes et les environnements multisites.

Elle offre :

• Une interface simple et mobile pour tous les utilisateurs

• Un portail unifié pour toutes les demandes (FM, IT, sécurité…)

• Des QR codes dynamiques dans les espaces

• Des règles de routage intelligentes

• Des workflows sur-mesure par type de demande

• Des dashboards et indicateurs en temps réel

• Une intégration avec vos outils métiers

En quelques semaines, vous gagnez en :

• Réactivité

• Fiabilité

• Transparence

• Productivité

• Satisfaction collaborateurs

Conclusion : votre maintenance mérite mieux que des tableaux Excel

La maintenance n’a plus à être chaotique, artisanale ou invisible.Grâce à une solution de ticketing moderne, vous structurez, automatisez et professionnalisez vos processus.

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