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La GED : une bonne pratique à adopter


Interface de la GED chez Followme

Dans sa nouvelle version disponible à partir du 19 juin 2023, Followme s'enrichit d'un module de GED pour la gestion documentaire immeuble.


Pourquoi cet ajout ? Quelles sont les avantages d'intégrer une gestion documentaire pour un logiciel de Ticketing ?




Centralisation des documents


La GED dans un logiciel de Ticketing est essentielle pour faciliter la communication entre les occupants, les gestionnaires et les prestataires. En effet, il est ainsi possible de centraliser tous les documents liés à l'immeuble, aux interventions, aux contrats et aux équipements.

Cette gestion documentaire intégrée permet donc de collecter, rechercher et accéder facilement aux documents, réduisant ainsi le temps passé à les chercher dans différents endroits.

En somme, la GED facilite le partage de documents et de liens entre les différents utilisateurs, améliorant ainsi la gestion globale de l'immeuble.


Accès rapide et sécurisé


La GED permet aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents importants en quelques clics, peu importe où ils se trouvent.

Que ce soit à la maison, au bureau, sur le terrain ou en déplacement, il est possible de consulter les informations nécessaires à tout moment.

De plus, la sécurité des données est renforcée par des autorisations d’accès et des mesures de protection avancées. Ceci est particulièrement utile pour gérer les documents liés à la gestion des bâtiments, en veillant à ce que les informations importantes soient facilement accessibles et sécurisées.


Collaboration facilitée


La GED dans un logiciel de Ticketing immobilier facilite la collaboration en permettant un partage sécurisé de documents et en fournissant des outils de commentaires. Le document peut également être hébergé sur un Drive cloud, ce qui facilite la modification et la révision par plusieurs utilisateurs. Les mises à jour sont automatiquement accessibles aux utilisateurs autorisés, ce qui garantit qu’ils ont toujours accès à la dernière version.


Quelques cas d'usage grâce à la GED


La GED est une forte valeur ajoutée pour les toutes les parties :

  • Le locataire ajoute ses attestations d'assurance, ce qui permet au gestionnaire de les collecter de façon centralisée.

  • Le prestataire ajoute un rapport de maintenance préventive et/ou des photos sur un équipement.

  • Le gestionnaire ou le prestataire ajoute le contrat concernant la prestation sur le site

  • Le prestataire ajoute son kbis et tous les documents réglementaires ce qui permet au gestionnaire de les collecter et contrôler de façon centralisée.

  • Le gestionnaire ajoute des documents à destination des occupants tels que le règlement intérieur, des photos ...

  • Le conseil syndical partage le lien d'un drive pour bâtir et partager un ordre du jour.



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