GED immobilier : centraliser les documents avec le ticketing
Dernière mise à jour : il y a 5 jours
La GED en immobilier, ou gestion électronique des documents, permet de regrouper les informations utiles à un bâtiment et à son exploitation. Associée au ticketing, elle rapproche les documents du suivi des demandes et des interventions.
Followme dispose d’un module de GED depuis juin 2023. Il facilite la centralisation et le partage de documents ou de liens entre gestionnaires, occupants et prestataires.
Comment s’applique la GED en immobilier ?
Une GED immobilière aide à retrouver les contrats de maintenance, les rapports d’intervention, les documents des équipements et les informations partagées avec les occupants. L’enjeu est de disposer d’un classement compréhensible pour les personnes autorisées.
Cette gestion documentaire intégrée permet donc de collecter, rechercher et accéder facilement aux documents, réduisant ainsi le temps passé à les chercher dans différents endroits.
En somme, la GED facilite le partage de documents et de liens entre les différents utilisateurs, améliorant ainsi la gestion globale de l'immeuble.
Accès rapide et sécurisé
La GED permet aux utilisateurs autorisés d’accéder aux documents importants en quelques clics, peu importe où ils se trouvent.
Que ce soit à la maison, au bureau, sur le terrain ou en déplacement, il est possible de consulter les informations nécessaires à tout moment.
Définir les personnes autorisées à consulter ou à partager les documents reste une étape essentielle. Les droits doivent correspondre au rôle de chacun et à la nature des informations.
Collaboration facilitée
La GED facilite le partage des documents et des liens. Lorsqu’un document est hébergé dans un Drive externe, ses possibilités de modification, de révision et ses droits d’accès dépendent du service utilisé. Un lien partagé dans Followme ne constitue pas, à lui seul, une gestion automatique des versions.
Quelques cas d'usage grâce à la GED
Voici des exemples d’utilisation de la GED immobilière :
Le locataire ajoute ses attestations d'assurance, ce qui permet au gestionnaire de les collecter de façon centralisée.
Le prestataire ajoute un rapport de maintenance préventive et/ou des photos sur un équipement.
Le gestionnaire ou le prestataire ajoute le contrat concernant la prestation sur le site
Le prestataire ajoute son kbis et tous les documents réglementaires ce qui permet au gestionnaire de les collecter et contrôler de façon centralisée.
Le gestionnaire ajoute des documents à destination des occupants tels que le règlement intérieur, des photos ...
Le conseil syndical partage le lien d'un drive pour bâtir et partager un ordre du jour.
Relier les documents au suivi de la maintenance
Le gestionnaire peut ainsi retrouver les informations utiles pour préparer une intervention ou consulter un rapport après le passage du prestataire. Le classement et la mise à jour des documents restent à organiser avec les utilisateurs.
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